e-BEYAS 2014 SEMPOZYUMU AÇIŞ KONUŞMASI
(Prof. Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ)
Sayın Rektör, Rektör Yardımcıları,
Sayın Genel Müdür,
Sayın Dekanlar, Değerli Meslektaşlarım,
Değerli Konuklar ve Katılımcılar,
Sevgili Öğrenciler,
Sizleri saygı ile selamlıyorum.
Kurum Belge Merkezi ve Arşivi/BEYAS Koordinatörlüğü Hizmet Binası ile “Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları Sempozyumu” Açılış Törenine hoş geldiniz.
Bir ülkedeki bilgi birikimi, o ülkenin geçmişten geleceğe aktarılacak olan gücünün ve konumunu belirleyen başlıca unsurdur. Ülkelerin bilgi birikiminin önemli bir kısmı arşivlerinde bulunur. Gücün ve iktidarın bilgi aracılığıyla elde edildiği çağımızda arşivlere gereken önemin verilmesi kaçınılmazdır.
Arşiv denildiğinde, Türkiye’de akıllara öncelikle Osmanlı Arşivleri gelmekte, Cumhuriyet dönemi arşivlerinden yeterince söz edilmemektedir. Cumhuriyet dönemi arşiv kaynaklarının gelecek nesillere eksiksiz ve sağlıklı bir biçimde aktarılabilmesi için gerekli olan tedbirler bütün kurumlarda daha fazla geç kalınmadan alınmalıdır.
Her işin ve faaliyetin kayıt altına alınması, kaydedilen bilgiden yararlanılması, arşiv oluşturulması devlet olmanın özelliklerindendir. Arşivin gerekli olduğunu kavrayan milletler geçmişten bugüne kayıt tutmuşlardır.
Milli Arşivler ülkelerin bağımsızlık simgesidir. Milli Arşivin kaynaklarını ise kurum ve kuruluşların iş süreçlerinde ürettikleri belgeler oluşturur. Bu kapsamda bir konuya da değinmeden geçemeyeceğim. Türkiye’nin hem Milli Arşiv Yasasını bir an önce çıkarması, hem de DAGM adını Milli Arşiv olarak değiştirmesi gerekmektedir. Kimi zaman isimler kuruma güç verir, ülkenin milli arşiv adına ihtiyaçı vardır. Zira İngiltere’de, 1838 yılında yasayla Public Record Office adıyla kurulan devlet arşivlerinin adını yakın zamanda National Archives olarak değiştirmiştir.
Arşivler hazinedir. Arşivler yeryüzüne çıkarılmalıdır. Arşivlerin önemli olmadığını söyleyen hiç kimse yoktur. Ancak bu hazineyi yer yüzüne çıkarmak için çaba harcamak gerekir.
Her kurum, tarihin bir parçasını yazar. Önemli olan bu tarihi yaşatmak ve geleceğe taşımaktır. Çünkü arşivlere sahip çıkmak, geleceğe sahip çıkmaktır. Ankara üniversitesi bu misyonunu BEYAS ile yapmaya karar vermiş ve çalışmaları başlatmıştır.
Değişim ve dönüşümün olmadığı bir zaman dilimi yoktur, değişimi ve dönüşümü yönetemeyenler vardır. Ankara Üniversitesi, Cumhuriyetle kazandığı kurumsal kimliğiyle değişimi ve dönüşümü yönetmek için her zaman ilk adımları atan üniversite olmuştur, bundan sonra da olmaya devam edecektir.
Bilgi, ilk kayıt altına alındığından bu yana önce taşlara, sonra kil tabletlere, papirüse, parşömene ve kağıda kaydedilmiştir. Teknolojik ortamlar ve ardından elektronik ortamlar hızla hayatımıza girmiş ve mevcut bilgi birikimi de hızla elektronik ortama taşınmaya başlanmıştır.
Kurumların hizmet ve faaliyetlerinin kanıtları belgelerdir. Bu açıdan bakıldığında, e-dönüşümün en önemli bileşenini e-belge yönetimi ve e-arşivler oluşturmaktadır. Arşivlerin geleceği de burada yatmaktadır.
Devlet, teknolojinin gelişimi ile birlikte e-devlete, e-devlet mobil devlete doğru evrilmektedir. E-devletin temelini e-bilgi ve e-belge oluşturmaktadır. E-devlete doğru evrilmekte olan bu değişim ve dönüşüm, kendini kayıtlarda ve belgelerde göstermektedir.
E-devlete geçiş süreci içinde e-belge işlemleri daha önemli stratejik yaklaşımları ve uygulamaları gerektirmektedir. Günümüzde devletlerin ve toplumların bilgi birikimlerinin ve hafızalarının gelecek nesillere aktarılabilmesi e-belgelerin ve arşivlerin verimli bir biçimde yönetilebilmesine bağlıdır.
Arşiv belgelerinin saklanması ve erişimi üzerine geliştirilen kuramlar, yaklaşımlar ve uygulamalar teknolojik gelişmelerle birlikte baştan sona değişmek zorundadır.
BEYAS Çalışmaları
Bu yaklaşımlarla, Ankara Üniversitesi’nde “Belge Yönetimi ve Arşiv İşlem Süreçleri”nin yeniden yapılandırılması konusunda çalışmalar 2007 yılında başlatılmış ve bu amaçla Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü kurulmuş, üniversitemizde yasal düzenlemelere uygun olarak Kurum Belge Merkezi ve Arşivi yeniden düzenlenmiştir.
BEYAS Koordinatörlüğü, 2007 yılında projeler geliştirerek çalışmalarına başlamış ve TÜBİTAK-SOBAG 1001 kişisel projeler kapsamında BEYAS e-BEYAS Projelerini geliştirerek üniversitenin onayı ve desteğiyle uygulamaya koymuştur.
Yapılan çalışmalar kapsamında “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı” geliştirilmiş ve YÖK tarafından tüm üniversitelere uygulanmak üzere gönderilmiştir.
Üniversitemiz, yazışma, evrak, dosyalama ve arşivleme süreçleri analiz edilmiş yönergeler hazırlanarak süreçler tanımlanmış ve kurallara bağlanarak belge yönetimi ve arşiv uygulamaları sistematize edilmiştir. Analizler yıllık 1.000.000 belge üretimini ve 8.000 klasör kullanımını göstermiştir. Bu çalışmalar üniversitemizin “Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi”ne geçişi için altyapı oluşturmuştur.
Üniversitemiz belge yönetimi ve arşiv çalışmaları 117 (yüzonyedi) ana birim esas alınarak yürütülmektedir. 117 birimde belge yönetimi ve arşiv çalışmaları ile görevlendirilmiş sorumlular ve yetkililer bulunmaktadır. Görevlendirilmiş sorumlular çalışmalarında Koordinatörlüğümüzle bağlantılı çalışmaktadır. 117 idari ve akademik birime bağlı alt birimler (üniteler) toplamı ise 1523’dür.
BEYAS Koordinatörlüğü, kuruluş amacı çerçevesinde üniversitenin 3 (üç) temel fonksiyona yönelik çalışmaları yürütmektedir:
(1) Belge Yönetimi Çalışmaları
(2) Elektronik Belge Yönetimi ve Elektronik Arşivleme Çalışmaları
(3) Arşiv Yönetimi Çalışmaları’dır.
BİNA
Belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinin çağın tekniklerine uygun şartlarda yürütülebilmesi için bağımsız ve güvenli bir binaya gereksinim duyulmuştur. Belge Merkezi ve Arşiv Binası, üniversitemizin belge yönetimi ve arşiv işlemlerinin çağdaş bir biçimde yürütülmesi, uzun vadede gereksinimlerin karşılanabilmesi ve teknolojik gelişmelere paralel olarak elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemlerinin güvenli ortamlarda kurularak yönetilebilmesi için planlanarak yaptırılmıştır.
Ülkemizde bilgi ve belge yönetimi eğitimini üniversite düzeyinde başlatan ilk üniversite olan Ankara Üniversitesi TS 13212 Arşiv Mekânlarının Düzenlenmesi Standardına uygun bağımsız ve güvenli “Belge Merkezi ve Arşiv Binası” da yaptıran ilk üniversitedir.
Belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi, belge/dosyaların en iyi şartlar altında korunması ve bakımı üniversitemiz yönetimi ve tarihi açısından önem taşımaktadır. Üniversitemiz tarihi belgeleri, yasal gereklilikler çerçevesinde güvenli arşiv depolarında koruma altına alınmaktadır.
Belge/dosyaların tek bir merkezde güvenli ortamda erişilebilir ve kullanılabilir duruma getirilmesi, kurumsallaşma adına önemli bir dönüm noktasıdır. Bunun yanı sıra Cumhuriyetimizle yaşıt olan cumhuriyetin gelişimine bilim, sanat ve kültür faaliyetleri ile katkı sağlayan ve tanıklık eden üniversitemiz bilgi birikiminin, gelecek nesillere aktarılması sağlanacak ve üniversitemiz tarihi birinci el kaynaklarla geleceğe taşınabilecektir.
Açılışı bugün yapılarak gezilecek olan binanın temel özelliklerinden bir kaçını belirtmek yararlı olacaktır.
Tamamen güvenli bina olarak tasarlanan yapı;
Gazlı yangın söndürme (FM-200 gazı) sistemi,
Her deponun ayrı kontrol edilebildiği iklimleme sistemi,
Harekete duyarlı kapalı devre kamera sistemi,
Parmak izi ile güvenliği sağlanan kapı sistemleri,
Acil müdahale ve tahliye kapıları,
180 dk. yangına dayanıklı depo kapıları,
Duvarlar ve depo asma tavanları yanmaz taş yünü elyaf yalıtımı ile donatılmıştır.
Depolar yaklaşık 50.000 klasör kapasiteli kompakt raflı olarak planlanmıştır.
Belge yönetimi ve arşiv disiplininin öngördüğü yöntem ve teknikler uygulanarak;
Belge/dosyaların arşive kabulünün yapılacağı, temizleme odası, değerlendirme-ayıklama odası, tasnif odası, sayısallaştırma odası gibi ekip çalışmalarının yürütüleceği sisteme sahiptir.
e-BEYAS verilerinin de yedeklendiği Ankara Üniversitesi Felaket Kurtarma Merkezi (FKM) bu binada kurulmaktadır. Burada ayrıca dijitalleştirilen belgeler elektronik ortamda yedekli olarak depolanacaktır.
Çalışma ofisleri, araştırma salonu, eğitim/toplantı odası ve eğitim/konferans salonu, eğitim/uygulama bilgisayar laboratuvarı bulunmaktadır.
Fuayede “Ankara Üniversitesi Arşiv Müzesi” yer almaktadır. Arşiv Müze’de üniversitenin iş süreçlerinde yazışmaların yürütülmesinde ve belge üretiminde kullanılan araç ve gereçler ile üniversitemizden belge örnekleri sergilenmektedir.
Ankara Üniversitesi, bu binanın yapılması ile bir taraftan yasal yükümlüğünü yerine getirirken diğer taraftan kurumsal hafızasını koruma altına almakta ve birinci el bilgi kaynakları olan tarihi belgelerin yer alacağı bir araştırma merkezi oluşturmaktadır. Bunun yanında Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü öğrencileri için de bir uygulama laboratuvarı işlevi üstlenecektir.
Binanın mimari projesi, üniversitenin gereksinimleri belirlenerek hazırlatılmıştır. Tamamen güvenli/akıllı bina olarak tasarlanan ve 1.277 m2 kapalı alan üzerine kurulmuştur.
Bu bağlamda bağımsız bir kurum belge merkezi ve arşiv binasının yapılması için her türlü desteği veren Ankara Üniversitesi yönetimine teşekkür ediyorum.
e-BEYAS Çalışmaları
Kurumlar artık iş süreçlerinin gerektirdiği belgeleri elektronik ortamlarda üretmek ve yönetmek istemektedir. Ayrıca ülkemiz kurum ve kuruluşlarının, elektronik belge yönetimi ve arşivleme konusunda e-devlet yönetiminin gerektirdiği uygulamaları yerine getirme yükümlülükleri de bulunmaktadır.
Kurumların bilgi sistemlerinin ana omurgasını oluşturan “e-belge yönetimi ve arşivleme sistemleri”, kurumların iş süreçlerinde elektronik belge/bilgilerin üretilmesi, iletilmesi, arşivlenmesi, güvenli ve yetkili erişimin sağlanması, kurumsal yapıların varlıklarını sürdürebilmesi için yönetimlerin vazgeçilmez unsurları haline gelmiştir.
Ancak vurgulanması gereken nokta; kurumlarda elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemi, yalnızca donanım ve yazılımın sağlanmasından ibaret bir uygulama değildir. Bu uygulama yönetimde değişim ve dönüşümü gerektiren bir süreçtir. Üst yönetimin desteğini, projelendirmeyi ve ekip çalışmasını gerektirmektedir.
Elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemi, belgenin elektronik ortamda üretimiyle başlayan, yazışma teknikleriyle, dosyalama sistemiyle, saklama planlarıyla, değerlendirme-ayıklama-imha ve arşivleme işlemlerini içeren bir bütünü oluşturan sürecin yönetimidir. Bu bağlamda kurum ve kuruluşların gereksinimlerini karşılayacak elektronik belge yönetimi ve arşivleme sisteminin yapısını ve bileşenlerini belirleyerek kurum ve kuruluşların yararlanacağı modellerin ortaya konulması öncelikler arasında yer almaktadır.
e-Belge Yönetimi uygulamaları e-kurum yönetimi platformuna giden sürecin başlangıcını oluşturmakla birlikte, e-kurum yönetim platformunun da omurgasını oluşturmaktadır. Çünkü EBY Sistemleri iş ve işlemlere resmi statü kazandırarak kayıt altına alınmasını sağlayan yasal süreçlerin yönetimini sağlamaktadır.
e-Belge Yönetimi ile başlayan çalışmalar e-kurum yönetim platformuna doğru gitmektedir. Alanda çalışan firmaların ürünlerini bu yönde hızla geliştirmesi gerekmektedir.
Protokol- Sözleşme
Ankara Üniversitesi, e-Devlet çalışmaları kapsamında TÜRKSAT A.Ş. ile, bilgi teknolojileri standartlarının yükseltilmesi, e-devlet uygulamaları, bilişim ve iletişim teknolojileri konusunda birlikte çalışma esaslarını belirlemek amacıyla (09.12.2011) işbirliği protokolü yapmıştır.
Protokol kapsamında ilk olarak e-BEYAS (Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi) geliştirilerek uygulamaya geçirilmesi için (15.02.2012) sözleşme imzalamış ve çalışmalar başlatılmıştır (02.03.2012).
Üniversitemizin Bilgi Yönetim Sisteminin omurgasını oluşturan e-BEYAS Çalışmaları, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile BEYAS Koordinatörlüğü’nün ortak çalışması neticesinde 16 Eylül 2013 tarihinde tüm birimleri ile e-BEYAS Uygulamasına geçiş yapmıştır. O günden bu yana 471.100 belge e-ortamda e-imzalı olarak üretilmiştir. Bu kapsamda mobil uygulama ve m-imza altyapısına da sahip olan e-BEYAS’ta m-imza testleri tamamlanmıştır. TÜBİTAK-BİLGEM KAMU-SM e-imza ve m-imza süreçlerinde bize destek vermektedir.
Üniversitemiz yazışmalarını elektronik ortamda e-imzalı olarak yapmaya başlayarak e-dönüşüm alanında büyük bir adım atmıştır. Bu uygulama yönetimde değişim ve gelişimin önemli bir adımını oluşturmaktadır.
Bu kapsamda “TÜRKSAT A.Ş. ile başarılı bir proje yürütülmektedir. Bu proje ile üniversitelerin yönetim yapısına uygun ve ihtiyaçlarını karşılayacak bir model, Ankara Üniversitesi-TÜRKSAT A.Ş. işbirliği ile ortaya koyulmuştur. Ortaya konulan modelin temelinde ise bilimsel proje ve araştırmalar yer almaktadır. e-BEYAS uygulaması ile birlikte üniversitelerin yönetim yapısına uygun, ihtiyaçlarını karşılayacak ve TS 13298 standardına uyumlu bir yazılım geliştirilerek uygulamaya konulmuştur.
Eğitim
e-BEYAS Uygulamasında en önemli noktalardan birisi kurum çalışanlarına eğitim verilerek farkındalığın yaratılmasıdır. Ankara üniversitesi bu kapsamda her düzeyde eğitimler yapmış, eğiticilerin eğitimi programları düzenlemiş ve tüm personele farkındalık eğitimi vermiştir.
Eğitimdeki ilkemiz “BİLGİLENDİRME- BİLİNÇLENDİRME- GERÇEKLEŞTİRME” olmuştur. Ankara Üniversitesi hem akademik birikimi hem de uygulama deneyimi ile diğer kurum ve kuruluşlara da danışmanlık hizmeti ve eğitimler vermiş ve vermeye devam etmektedir. Bu kapsamda Ankara Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi programları arasında e-Belge Yönetimi ve Arşiv Eğitim Programları bulunmaktadır. Eğitim Programlarımızın revize edilmiş son içerikleri kısa sürede tüm kurumlara duyurulacaktır.
Bu kapsamda kurumların eğitim ihtiyaçlarını karşılamak için ayrıca ilgili kamu kurumları ile işbirliği protokolü yapma çalışmaları başlatılmıştır. Üniversitemiz kurum ve kuruluşlara bilgi birikimi ve deneyimleriyle destek vermeye devam edecektir. Düzenlenen Sempozyuma gösterilen ilgi, kurumlardan grup olarak katılma talepleri, kurumların ihtiyacını açıkça göstermektedir.
Üniversitemiz e-BEYAS Ekibi, BEYAS Koordinatörlü ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığı çalışanlarından oluşan (15 kişi) çekirdek ekip yanında, e-BEYAS birim sorumlularından oluşan 250 kişilik bir ekiple yürütülmektedir. Sistemin arka plan yönetimi unutulmamalıdır.
Kurumların EBYS geçişleri, uzman marifetiyle yapılacak inceleme ve analizlere göre geliştirilecek projelerle yapılmalıdır. Zira her kurum ayrı bir yaşayan organizmadır. Tek tip çözümler ve tedaviler bulunmamaktadır.
DİJİTALLEŞTİRME Çalışmaları
Belge üretiminin hızla arttığı ve bilginin kaydedildiği ortamlardaki sınırların kalktığı bir zamanda, bilgi ve iletişim teknolojisindeki hızlı gelişmeler dikkate alındığında, arşivdeki belgelerin son teknolojiyle işlemesi ve saklanması kaçınılmazdır. Bu amaçla, modern belge yönetimi ve arşiv disiplininin öngördüğü yöntem ve teknikleri takip etmek ve uygulamak gereklidir.
Özgün belgelerin günlük işlemlerde kullanılması nedeniyle, sayısal ortama geçirilmesi, güvenli ortamlarda tutularak gelecek nesillere aktarılması ihmal edilmemesi gereken bir görevdir. Ancak en fazla yanlış yapılan konulardan birisi de geriye dönük arşiv belgelerinin dijitalleştirilmesinde yaşanmaktadır. Salt dijitalleştirme, geriye dönük belgeler için çözüm değil, sorunun başlangıcını oluşturmaktadır.
Öncelikle yanlış üretimi durdurmak, sonra geriye dönük arşiv çalışmalarını başlatmak önemli bir noktayı oluşturmaktadır.
Tasnif yapılmadan dijitalleştirme yapılmamalıdır. Tasnif işlemi tamamlanmamış hiçbir arşiv serisi dijitalleştirilmemelidir. Tasnif çalışmaları zaman alıcı ve uzmanlık gerektiren bir süreçtir.
Bütünleşik e-belge yönetimi ve e-arşivleme sisteminin kurulabilmesi için geriye dönük belgelerimizin tek merkezde toplanarak tasnif ve düzenleme çalışmalarının yapılarak sayısallaştırılması gerekmektedir.
Kurum Belge Merkezi ve Arşiv Binasının yaptırılması ile birlikte Ankara Üniversitesi’nde geçmişe yönelik arşiv belgelerine ilişkin çalışmalar da başlatılmıştır. Bu çalışma ile kurumsal hafızanın elektronik ortama taşınarak elektronik ortamda “erişilebilir” duruma getirilecek ve gelecek nesillere aktarılacaktır.
Bir diğer konuda uygun yazılımların geliştirilmesidir. E-ortamda üretilerek arşivlenen belgeler ile daha önceki süreçlerde üretilen ve dijitalleştirilen belgelerin aynı sistem içinde erişilebilir olmaları önem taşımaktadır.
MARKA Çalışmaları
TÜBİTAK-SOBAG 1001 Projeleri ile geliştirilen ve üniversitemizde uygulanan BEYAS ve e-BEYAS’ın Üniversitemiz adına 556 Sayılı Markaların Korunması Hakkında Kanun Hükmünde Kararname çerçevesinde marka tescil işlemleri tamamlanarak Türk Patent Enstitüsü’nden MARKA TESCİL BELGELERİ alınmıştır. BEYAS ve e-BEYAS üniversitemizin markası olmuştur.
e-Kurum Olma – FKM Çalışmaları – Bilgi Güvenliği
Elektronik ortamda yürütülen/yönetilen iş ve işlemlerin, bilgi güvenliği standartlarına ve normlarına uygun olarak yönetilmesini sağlamak, günümüzde kurumlar için öncelikler arasında yer almaktadır.
Günümüzde kurumların bilişim sistemleri, kritik görevleri yerine getirmekte, bu nedenle de bilişim sistemlerinin işlemez hale gelmelerinin ciddi olumsuz sonuçları olabilmektedir. Bilişim sistemlerini islemez hale getirecek en önemli sebeplerden birisi ise “felaketler”dir.
Bu nedenle kurumlar felaketlere hazırlıklı olmalı ve iş sürekliliğini felaket durumunda dahi devam ettirebilecek bilişim sistemleri ile ilgili tedbirleri almalıdır.
Bilişim teknolojilerine dayalı süreçler, kurumların varlıklarını devam ettirebilmeleri açısından vazgeçilmezler arasında önemli bir yer tutmaktadır.
Kurumlar bir felaket ya da acil durumda üretimlerine ve/veya hizmetlerine devam etmek, faaliyetlerini aksamadan yürütülebilmek için bu olağanüstü hallerde yapılacak görevleri ve alınacak tedbirleri belirlemek maksadıyla bir Felaketten Kurtarma Merkezi’ne ve Planına sahip olmalıdır.
Aynı zamanda veriler yasayan organizmalardır ve sürekli büyümektedir. Dünyadaki veri miktarı her 12-18 ayda ikiye katlanmaktadır. Donanım seçilirken veri artış hızı göz önünde bulundurulmalıdır.
Bu kapsamda;
* e-Kurum olma çalışmalarında üniversiteyi daha ileriye götürmek ve e-devlet entegrasyonu için gerekli teknik altyapıyı sağlamak,
* Üniversitenin kurumsal hafızasına e-ortamda güvenli bir biçimde kesintisiz erişimi sağlamak,
* Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planı ve e-Dönüşüm Türkiye Projesi kapsamında kamu kurumlarınca yapılan çalışmalara uyum sağlamak,
* e- Devlet platformlarında daha etkin yer almak
Üniversitemiz öncelikli çalışmaları arasında yer almakta ve üniversite yönetimimiz tarafında desteklenmektedir.
Ankara Üniversitesi e-BEYAS Uygulaması ile birlikte gereksinim duyulacak Ankara Üniversitesi Felaket Kurtarma Merkezi (FKM) sistemin devreye alınması çalışmalarını BEYAS Binasının mimari çalışmaları sırasında planlamış ve çalışmalarını tamamlama aşamasına gelmiştir.
Belirlenen mimariye göre kurulacak altyapı, öncelikli olarak e-BEYAS (Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi) gibi kesintisiz erişim ve anlık yedekleme gerektiren, üniversitemiz tüm elektronik uygulamalarının güvenli ortamlarda sürekliliği ve sürdürülebilirliği garanti altına almaktadır.
Üniversitemiz e-BEYAS Uygulaması için de gerekli olan FKM çalışması BEYAS Koordinatörlüğü ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı işbirliği ile yürütülmektedir.
Bilgi güvenliği sonradan temin edilemez, sistemlerin tasarlanıp kurulumu sırasında oluşturulmalı ve risk yönetimi mantığıyla yönetilmelidir. FKM sistemi bir kurumun teknoloji altyapısının ve kurumsal hafızasının gelecek sigortası olarak değerlendirilmelidir.
SEMPOZYUM Çalışmaları
Günümüzde hızla gelişen bilgi teknolojileri ile kurumlarda iş ve işlem süreçleri elektronik ortamlarda gerçekleştirilmektedir. Kurumsal değişim ve gelişim açısından bilginin etkili paylaşımı ve bilgiye dayalı katma değer yaratan ürün ve hizmetlerin ortaya çıkarılması, bilgi ve belge yönetiminde yenilikçi yaklaşımlar sayesinde mümkün olabilmektedir.
Bu bağlamda bilgi teknolojilerinin sağladığı olanaklar, ortaya çıkan yenilikçi elektronik belge yönetim sistemleri ve e-kurum platformları yönetim etkinliklerinin daha hızlı, daha verimli ve ekonomik biçimde sunulmasında fırsatlar yaratmaktadır.
Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü Binası’nın Hizmete Açılması ve Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi (e-BEYAS) Uygulamasına Geçiş kapsamında;
Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü,
Ankara Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile
Üniversite ve Araştırma Kütüphanecileri Derneği (ÜNAK) işbirliği ile
“e-BEYAS 2014 Sempozyumu gerçekleştirilmektedir.
Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü olarak 2007 yılından bu yana belge yönetimi ve arşiv uygulamalarına ilişkin yürüttüğü projeler, yaptığı çalışmalar ve gerçekleştirdiği uygulamalar ile dikkati çekmekte ve çok sayıda kurum ve kuruluş tarafından ziyaret edilmektedir. Belge yönetimi ve arşiv uygulamalarında sağladığı başarı, alanında ilk örnek olan kurumsal belge yönetimi ve arşiv çalışmalarının yürütülmesi için Arşiv Mekân Standartlarına uygun, bağımsız ve güvenli “Kurum Belge Merkezi ve Arşiv Binası”nın yaptırılarak hizmete açılması, üniversitenin tüm birimleriyle elektronik belge yönetimi uygulamasına geçmiş olması, üniversitenin deneyimlerini paylaşma gereğini doğurmuştur. Bu Sempozyumda uygulamalı alan çalışmalarıyla edinilen bilgi birikimi ve deneyimlerin kurum ve kuruluşlarla paylaşılmasının yararlı olacağı öngörülmüştür.
Bu kapsamda Ankara Üniversitesi, ana teması “Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları” olarak belirlenen e-BEYAS 2014 Sempozyumunu düzenlemiştir.
Bu sempozyum;
* Kurumlarda Belge Merkezi ve Arşiv Mekânları
* Arşiv Belgelerinin Dijitalleştirilmesi ve e-Arşiv Uygulamaları
* Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve Birlikte Çalışabilirlik
* e-İmza / m-İmza Çözümleri ve Mobil Uygulamalar
* Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde Teknolojik Boyut
konu başlıklarında alanlarına uzman akademisyen ve uygulamacıların bilgi birikimi ve deneyimlerini paylaşmayı, kurumlar ve firmalar arasındaki diyaloğu geliştirmeyi, bilimsel ve sosyal etkileşim gerçekleştirmeyi amaçlamayan Sempozyumda programda ayrıntıları yer alan konular ele alınacaktır.
Sempozyum, kamu kurum ve kuruluşları ile tüm üniversiteler ve özel sektörün katılımıyla gerçekleşecektir. Sempozyuma katılım talebinin fazla olması, kayıtların erken dolmasına neden olmuş ve çok sayıda kurumdan gelen katılım talepleri karşılanamamıştır.
Düzenlediğimiz Sempozyuma TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi destek vermiş ve e-imza, m-imza, e-kimlik uygulamalarının ele alındığı oturum KAMU-SM tarafından organize edilmiştir.
Cumhurbaşkanlığı, NVİ uygulamalarını içeren e-BELGEM Projesi Yöneticisi, OCR, ICR konusunda geliştirdikleri çözümü paylaşacaktır.
e-Belge Yönetimi uygulamalarının e-kurum yönetim platformuna doğru gidişin başlangıcı olduğu unutulmamalıdır. Sempozyumda bu konu ele alınacaktır.
e-uygulamalarda teknik altyapı gerekliliklerinin ele alınacağı oturum ise e-kurum yönetim platformlarına gidişte daha da önem taşımaktadır.
Teşekkür
Sempozyuma başta ana sponsor TÜRKSAT olmak üzere Bimser Çözüm, Koç Sistem, Erk Yazılım, ANKAREF firmalarına katkılarından dolayı teşekkür ediyorum.
Sempozyuma “e-İmza / m-İmza Çözümleri ve Mobil Uygulamalar” oturumunu organize ederek ve kurumsal destek vererek katkı sağlayan TÜBİTAK BİLGEM KAMU Sertifikasyon vermezine sağladıkları katkılar için teşekkür ediyorum.
Binamızın bahçesine mavi ladin dikerek katkıda bulunan Ankara Orman Bölge müdürlüğüne ve çevre düzenlemesine katkı sağlayan Altındağ Belediyesine teşekkür ediyorum.
Açılış ve Sempozyum çalışmalarımızda bize destek veren başta üniversitemiz Basın Halkla İlişkiler Birimimiz (Ufuk Koyuncu ve ekibine) ve Basımevi Müdürlüğümüz (Hakan Büyüçaylı ve ekibine) olmak üzere İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığımıza, Gölbaşı Yerleşke Amirliğimize (Şaban Koç ve ekibine)ve üniversitemiz tüm birimlerine teşekkür ediyorum.
Taşınmaz Geliştirme ve Yapı İşleri Koordinatörü Prof. Dr. Harun Tanrıvermiş hocamıza destek ve katkıları için teşekkür ediyorum.
TÖMER Müdürü Doç. Dr. Ertan Gökmen hocamıza destek ve katkıları için teşekkür ediyorum.
BEYAS Koordinatörlüğü ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı (Rıza Ayhan ve ekibine) çalışanlarına destek ve katkıları için teşekkür ediyorum.
BEYAS çalışmalarını başlatan önceki rektörlerimizden Prof. Dr. Nusret ARAS’a ve Prof. Dr. Camal TALUĞ’a destekleri için teşekkür ediyorum.
Açılış ve Sempozyum etkinliğimiz kayıt altına alan Öğr. Gör. Bülent Özkam hocamıza ve ekibine (İteşim Fakültesi Öğrencileri) teşekkür ediyorum.
Çalışmalarımıza her zaman destek veren tüm rektör yardımlarımıza ve üniversitemiz yöneticilerine teşekkür ediyorum.
Çalışmalarımızın her aşamasında bizimle olan, bize katlanan isteklerimizi karşılayan birlikte çalıştığımız Rektör yardımcısı Prof. Dr. Ayhan Elmalı’ya çok teşekkür ediyorum.
BEYAS Koordinatörlüğünün çalışmalarını destekleyen, gelişmesini sağlayan ve e-BEYAS uygulamasını hayata geçiren, binanın açılışını gerçekleştiren ve Sempozyumun yapılmasını sağlayan Rektörümüz Sayın Prof. Dr. Erkan İBİŞ hocamıza içtenlikte teşekkür ediyorum.
İthaf
Konusunda ilk olan üniversitemizin düzenlediği bu sempozyumu Türkiye Cumhuriyeti’nin kuruluş yıllarına tanıklık edip, gelişimine bilim, sanat, kültür faaliyetleri ile katkıda bulunan ve bu tarihi seyir sürecinde üniversitemizin icraatlarını imzalarıyla resmileştirip, hayata geçiren Ankara Üniversitesi Kimliğini oluşturarak kurumsallaştıran, ebediyete intikal edip ufukların ötesine geçen rektörlerimizin aziz hatıralarına ithaf etmek istiyorum.
Değerli konuklar, “Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları Sempozyumu”nu başarılı bir biçimde gerçekleştirmek ve yeni çözümler üretmek için öğleden sonra ve yarın Sempozyumda birlikte olmak dileğiyle…
Saygılarımla,
Prof. Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ
