Günümüzde hızla gelişen bilgi teknolojileri ile kurumlarda iş ve işlem süreçleri elektronik ortamlarda gerçekleştirilmektedir. Kurumsal değişim ve gelişim açısından bilginin etkili paylaşımı ve bilgiye dayalı katma değer yaratan ürün ve hizmetlerin ortaya çıkarılması, bilgi ve belge yönetiminde yenilikçi yaklaşımlar sayesinde mümkün olabilmektedir. Bu bağlamda bilgi teknolojilerinin sağladığı olanaklar, ortaya çıkan yenilikçi elektronik belge yönetim sistemleri ve e-kurum platformları yönetim etkinliklerinin daha hızlı, daha verimli ve ekonomik biçimde sunulmasında fırsatlar yaratmaktadır.
Kurumlar için yaşamsal öneme sahip bilginin önemli bir bölümünün, kurumun etkinliklerini yürütürken ve yasal yükümlülüklerini yerine getirirken ürettiği belgeler ile ilişkide bulunduğu diğer kurumlardan gelen belgelerde yer aldığı görülmektedir. Kurumlar artık iş süreçlerinin gerektirdiği belgeleri elektronik ortamlarda üretmek ve yönetmek istemektedir. Ayrıca ülkemiz kurum ve kuruluşlarının, elektronik belge yönetimi ve arşivleme konusunda e-devlet yönetiminin gerektirdiği uygulamaları yerine getirme yükümlülükleri de bulunmaktadır.
Kurumların bilgi sistemlerinin ana omurgasını oluşturan “e-belge yönetimi ve arşivleme sistemleri”, kurumların iş süreçlerinde elektronik belge/bilgilerin üretilmesi, iletilmesi, arşivlenmesi, güvenli ve yetkili erişimin sağlanması, kurumsal yapıların varlıklarını sürdürebilmesi için yönetimlerin vazgeçilmez unsurları haline gelmiştir.
Kurumlarda elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemi, yalnızca donanım ve yazılımın sağlanmasından ibaret değildir. Elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemi, belgenin elektronik ortamda üretimiyle başlayan, yazışma teknikleriyle, dosyalama sistemiyle, saklama planlarıyla, değerlendirme-ayıklama-imha ve arşivleme işlemlerini içeren bir bütünü oluşturan sürecin yönetimidir. Bu bağlamda kurum ve kuruluşların gereksinimlerini karşılayacak elektronik belge yönetimi ve arşivleme sisteminin yapısını ve bileşenlerini belirleyerek kurum ve kuruluşların yararlanacağı modellerin ortaya konulması öncelikler arasında yer almaktadır.
Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü olarak 2007 yılından bu yana belge yönetimi ve arşiv uygulamalarına ilişkin yürüttüğü projeler, yaptığı çalışmalar ve gerçekleştirdiği uygulamalar ile dikkati çekmekte ve çok sayıda kurum ve kuruluş tarafından ziyaret edilmektedir. Belge yönetimi ve arşiv uygulamalarında sağladığı başarı, alanında ilk örnek olan kurumsal belge yönetimi ve arşiv çalışmalarının yürütülmesi için Arşiv Mekân Standartlarına uygun, bağımsız ve güvenli “Kurum Belge Merkezi ve Arşiv Binası”nın yaptırılarak hizmete açılması, üniversitenin tüm birimleriyle elektronik belge yönetimi uygulamasına geçmiş olması, üniversitenin deneyimlerini paylaşma gereğini doğurmuştur. Bu Sempozyumda uygulamalı alan çalışmalarıyla edinilen bilgi birikimi ve deneyimlerin kurum ve kuruluşlarla paylaşılmasının yararlı olacağı öngörülmüştür.
Bu kapsamda Ankara Üniversitesi tarafından 20-21 Mart 2014 tarihlerinde gerçekleştirilmek üzere düzenlenen sempozyumun ana teması “Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları” olarak belirlenmiştir.
